Giới thiệu con dấu và Quy chế quản lý, sử dụng con dấu của Ban liên lạc Cựu Học sinh – Sinh viên Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh

Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh vừa ban hành Quyết định số 941/QĐ-TĐHTPHCM ngày 30/6/2026 về việc cho phép sử dụng con dấu nội bộ và ban hành Quy chế quản lý, sử dụng con dấu của Ban liên lạc Cựu Học sinh – Sinh viên (HSSV) Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh.

Việc ban hành Quyết định và Quy chế nhằm tạo cơ sở thống nhất cho hoạt động của Ban liên lạc Cựu HSSV, đồng thời bảo đảm việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng phạm vi, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kết nối các thế hệ cựu người học của Nhà trường.

Con dấu nội bộ – dấu ấn kết nối các thế hệ cựu người học

Theo Quyết định, Ban liên lạc Cựu HSSV được phép sử dụng con dấu nội bộ hình oval để phục vụ công tác điều hành các hoạt động phong trào, kết nối nội bộ của cộng đồng cựu HSSV Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh.

Con dấu có kích thước 40 mm × 25 mm, màu mực đỏ; nội dung thể hiện vòng ngoài là “TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TP.HCM”, phần lõi ghi “BAN LIÊN LẠC CỰU HỌC SINH - SINH VIÊN”.

Đáng chú ý, Quy chế xác định rõ đây là con dấu nội bộ, không có tư cách pháp nhân và không có giá trị đại diện cho Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh trong bất kỳ hoạt động nào. Nhà trường không chịu trách nhiệm pháp lý hoặc nghĩa vụ tài chính phát sinh từ các văn bản, giấy tờ hoặc hoạt động sử dụng con dấu của Ban liên lạc.

Sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng phạm vi

Theo Quy chế, con dấu nội bộ được sử dụng đối với các văn bản, giấy tờ phục vụ công tác điều hành và hoạt động phong trào, kết nối nội bộ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của Ban liên lạc.

Các nhóm văn bản được phép sử dụng con dấu gồm: thư mời họp mặt, thư chúc mừng, thư cảm ơn gửi cựu HSSV và đối tác hỗ trợ hoạt động phong trào; thông báo nội bộ về kế hoạch tổ chức các hoạt động; quyết định nội bộ về việc công nhận, kiện toàn nhân sự các Chi hội, Khóa học, Khóa trưởng; giấy vinh danh, giấy chứng nhận do Ban liên lạc trao tặng cho cựu sinh viên có thành tích xuất sắc đóng góp cho hoạt động phong trào.

Quy chế đồng thời quy định rõ những trường hợp nghiêm cấm sử dụng con dấu, trong đó có việc đóng dấu trên các văn bản mang tính nhân danh, đại diện hoặc thay mặt Nhà trường; ký kết hợp đồng, biên bản hợp tác kinh doanh, thỏa thuận hợp tác, giao dịch thương mại; xác nhận các nội dung mang tính hành chính công; đóng dấu khống hoặc sử dụng con dấu trái với thuần phong mỹ tục, quy định của Nhà trường và pháp luật Việt Nam.

Quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn và minh bạch

Quy chế giao Trưởng Ban liên lạc chịu trách nhiệm cao nhất, toàn diện và trực tiếp trước Hiệu trưởng Nhà trường và trước pháp luật về việc quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu nội bộ.

Trong trường hợp cần thiết, Trưởng Ban liên lạc có thể giao một thành viên quản lý và bảo quản con dấu, nhưng việc giao quản lý phải được thực hiện theo quy định. Con dấu phải được bảo quản nghiêm ngặt tại nơi an toàn, có tủ khóa riêng và ở phòng của Ban liên lạc hoặc nơi phù hợp do Nhà trường chỉ định.

Người trực tiếp bảo quản con dấu có trách nhiệm bảo đảm an toàn tuyệt đối, không tự ý mang con dấu ra khỏi nơi bảo quản hoặc giao cho người khác quản lý khi chưa được sự đồng ý của Trưởng Ban liên lạc. Khi phát hiện con dấu bị mòn, biến dạng hoặc có dấu hiệu bất thường, người quản lý phải kịp thời báo cáo để thực hiện các thủ tục xử lý theo quy định.

Đặc biệt, Ban liên lạc phải lập “Sổ theo dõi sử dụng con dấu”. Trước mỗi lần đóng dấu, văn bản phải được kiểm tra về nội dung và phạm vi sử dụng; người đóng dấu có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi, bảo đảm tính minh bạch và khả năng kiểm soát trong quá trình sử dụng.

Cơ sở để Ban liên lạc hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả

Việc cho phép sử dụng con dấu nội bộ và ban hành Quy chế quản lý, sử dụng con dấu là một bước cụ thể nhằm chuẩn hóa hoạt động của Ban liên lạc Cựu HSSV, đồng thời tạo nền tảng để Ban liên lạc thực hiện tốt hơn vai trò kết nối các thế hệ người học với Nhà trường.

Thông qua Ban liên lạc, cộng đồng cựu HSSV có thêm một đầu mối để gặp gỡ, giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ nhau trong công việc và cuộc sống, đồng thời cùng đồng hành với Nhà trường trong các hoạt động kết nối, hỗ trợ người học và phát triển cộng đồng cựu HSSV.

Việc quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định không chỉ góp phần bảo đảm tính thống nhất, minh bạch trong hoạt động của Ban liên lạc mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm, chuyên nghiệp và gắn kết giữa các thế hệ cựu HSSV với Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh.

HCMUNRE – Kết nối các thế hệ, sẻ chia giá trị, đồng hành cùng phát triển.