Phòng Hành chính và Quản trị

1. Vị trí, chức năng:
- Phòng hành chính - Quản trị là đơn vị trực thuộc Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường TP. Hồ Chí Minh
- Có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong quản lý và tổ chức thực hiện các công tác trong Hành chính, Tổng hợp, Pháp chế và Cơ sở vật chất phục vụ công tác, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của Trường

2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
a. Công tác Hành chính, Tổng hợp, Pháp chế :
- Thực hiện việc tiếp nhận, phân loại công văn, tài liệu gửi đến trình lãnh đạo nhà trường; phát hành văn bản đi của nhà trường theo quy định; quản lý và phụ trách quản trị người sử dụng phần mềm hồ sơ công việc của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
- Quản lý, sử dụng con dấu và các công văn giấy tờ của Trường theo đúng quy định của Nhà nước; thực hiện cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CCVC của Trường, ký giấy xác nhận đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường; sao y các văn bản hành chính do Trường ban hành và văn bản của cấp trên có liên quan đến Trường theo quy định của Nhà nước
- Hướng dẫn các đơn vị thuộc Trường về thể thức các văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất trong toàn Trường; kiểm tra thể thức các văn bản trước khi trình cấp thẩm quyền ký ban hành 
- Chủ trì, phối hợp các đơn vị thuộc trường lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ hàng năm theo quy định hiện hành; Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu hủy các tài liệu hết giá trị theo quy định; đề xuất với Hiệu trưởng chấn chỉnh các thủ tục hành chính trong Trường; thực hiện in ấn, photo, sao y, scan các văn bản, tài liệu,... phục vụ cho các công tác hoạt động của Trường theo quy định của Hiệu trưởng
- Lập lịch họp/đi công tác hằng ngày của Nhà trường và chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện cơ sở vật chất và các điều kiện khác phục vụ các chương trình làm việc của lãnh đạo Trường với các đơn vị, CCVC, sinh viên trong Trường và với khách ngoài Trường
- Chủ trì tổng hợp, xây dựng các chương trình công tác, các báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất theo quy định của Bộ. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện kế hoạch hoạt động, các chương trình công tác của các đơn vị, các kết luận, chỉ đạo của cấp trên và lãnh đạo Trường
- Tổ chức và phối hợp đón tiếp khách trong nước và nước ngoài đến làm việc với Trường. Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo, các lễ khai giảng, tốt nghiệp của Trường. Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, phục vụ cho các hội nghị của Trường; phục vụ và thực hiện các chế độ cho lãnh đạo Trường theo quy định hiện hành của Nhà nước và của Trường
- Làm đầu mối công tác Pháp chế của trường trong triển khai công tác Pháp chế của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện công tác Pháp chế trong nhà trường theo quy định của Nhà nước
b. Công tác cơ sở vật chất:
- Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, xây dựng kế hoạch phát triển cơ sở vật chất của Trường bao gồm : Đất đai, nhà cửa, công trình xây dựng, trang thiết bị, kết quả hoạt động nghiên cứu khoa học
- Chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ và các dịch vụ thường xuyên, không thường xuyên phục vụ công tác chung của Nhà trường, theo quy định
- Đề xuất Hiệu trưởng trang bị và giám sát việc bảo quản, sử dụng trang thiết bị, vật tư, tài sản do các đơn vj quản lý sử dụng
- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của nhà nước. Đề xuất việc thanh lý, xử lý thiết bị, vật tư, tài sản hư hỏng hoặc không dùng đến
- Chủ trì công tác kiểm kê, đánh giá tài sản định kỳ hoặc đột xuất ở các đơn vị. Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính nhập tài sản và đối chiếu tăng, giảm tài sản theo định kỳ
- Tổ chức kiểm tra, sữa chữa, trang bị, bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác, giảng dạy, học tập của Trường
c. Công tác an ninh trật tự, y tế, phòng cháy chữa cháy:
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, công tác vệ sinh môi trường trong Trường theo đúng các quy định chuyên ngành và các quy định của Nhà trường
- Phối hợp tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho sinh viên, thực hiện báo cáo về công tác Y tế Nhà trường theo quy định của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo; phối hợp tổ chức thực hiện các chương trình bảo vệ, chăm sóc và giáo dục sức khỏe của ngành Y tế và Giáo dục. 
- Cấp phát thuốc các bệnh thông thường hoặc chuyển bệnh viện gần nhất các trường hợp bệnh không thuộc trách nhiệm của Y tế nhà Trường
- Thường xuyên kiểm tra, xây dựng trường học Xanh-Sạch-Đẹp-An toàn, đạt chuẩn đơn vị văn hóa hằng năm
d. Công tác phục vụ cơ sở vật chất:
- Quản lý, bố trí nhà công vụ, nhà khách cho CCVC và chỗ ở ký túc xá cho sinh viên nội trú theo đúng quy định của Nhà nước và quy định của Trường
- Quản lý và phục vụ các phòng họp, phòng hội thảo, phòng tiếp khách , phòng nghỉ của giảng viên 
- Quản lý hệ thống mạng điện thoại trong Trường, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, hiệu quả và tiết kiệm; đặt báo, tạp chí cho Ban Giám hiệu và Thư viện
- Quản lý, điều hành hoạt động ô tô phục vụ cho công tác chung của Trường theo quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế của Trường
e. Các công tác khác:
- Quản lý viên chức, người lao động và tài sản, trang thiết bị của Phòng được Hiệu Trưởng giao
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Hiệu trưởng giao

3. Cơ cấu tổ chức:
- Phòng Hành chính - Quản trị có Trưởng phòng, không quá 02 Phó trưởng phòng, các viên chức và người lao động
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về các nhiệm vụ được phân công và toàn bộ hoạt động của Phòng
- Phó Trưởng phòng giúp việc Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành công việc của Phòng khi Trưởng phòng vắng mặt
- Viên chức và người lao động trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo phân công của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về thực hiện nhiệm vụ được phân công.